年末調整の電子化の概要

年末調整はこれまで、勤務先の会社が配る用紙に従業員が必要事項を記入し、提出していました。
今年の年末調整から所得税の改正により、「給与所得者の基礎控除申告書」及び「所得金額調整控除申告書」が新たに加わり、年末調整の書類の記入がかなり煩雑になっています。
そこで年末調整手続を簡便化するため、国税庁が「年末調整控除申告書作成用ソフトウェア」（以下「年調ソフト」といいます。）を今年の10月にリリース予定で無償提供します。
これにより、保険料控除証明書・住宅借入金等特別控除申告書・住宅借入金等特別控除証明書及び年末残高証明書の書類が電子データで年末調整が行うことができ、従業員は年末調整書類の提出が不要になります。
ただし、従業員から年末調整申告書に記載すべき事項を電子データにより提供を受けるためには、勤務先の会社があらかじめ所轄税務署長に、「源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書」を提出し、その承認を受ける必要があります。

参照：国税庁ホームページ「源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請」

年末調整の電子による手続きの流れ

① 従業員が保険会社等から控除証明書等を電子データで取得
② 従業員が①の電子データを年調ソフトにインポート
③ 従業員が控除額が自動計算された保険料控除申告書、住宅ローン控除申告書等を電子データにて勤務先へ提供
④ 勤務先において、③の電子データを給与システム等にインポートして年税額を計算

国税庁のホームページには以下のメリットが紹介されています。

★勤務先のメリット
① 年末調整申告書の記載内容・控除額のチェック、給与システム等への入力、年税額の計算等が自動化されることによる事務コストの削減
② 年末調整申告書（書面）の保管が不要となり保管コストが削減
③ 従業員が作成する年末調整申告書の記載誤りが減り、従業員への問合せ事務が削減

★従業員のメリット
① 手書きによる作業の省略（年末調整申告書への記入、控除額の計算）
② 作成した年末調整申告書データを翌年度以降も利用することによる、翌年度以降の入力事務の軽減

年末調整の電子化を行う準備について

★勤務先
既存の給与システムが従業員からもらうデータをインポートできない場合は、インポートできる給与システムに移行できるよう設備投資をする必要があります。

★従業員
① 従業員が年末調整にあたり、控除証明書の電子データを取得するのでPC環境の準備は必須です。
② 従業員自身で各保険会社、金融機関へ証明書の発行依頼を行い、各社のホームページからダウンロードしなければなりません。
③ 電子データをダウンロードに必要なのは、マイナンバーカードの取得、マイナポータルの開設手続きが必要です。また、マイナポータルを使用する場合にはICカードリーダーが必要です。

会社は給与システムの改修、そして、予め従業員への年末調整の電子化に必要なものをアナウンスする必要があり、すべての会社が年末調整手続を電子化するには、まだまだ難しいと思います。しかし、会社の給与システムが年末調整データをインポートでき、全従業員がパソコン・マイナンバーカード・カードリーダーを持つことが可能な会社は、事務手続の簡素化・書類の削減につながるため、積極的に年末調整手続の電子化を行うべきでしょう。

投稿者プロフィール

小野田年行税理士事務所: 当事務所は開業して38年の小規模（所長を含め5人）な事務所です。申告手続きだけではなく、個人事業者・法人のクライアント様には、6カ月の事業期間が経過際に、予想税額をお知らせするなど、納税に備えていただいています。相続税の改正で、今後は相続税を納税しなければならない方が多くなります。ご心配される前に遠慮なく相談してください。