社会保険手続きとマイナンバー

平成28年1月より税金・社会保障・災害対策の効率性・利便性を高めるため、
マイナンバー(個人番号)制度が始まりました。

年末調整など税金に関係する手続きではマイナンバーの記載が必要とされていますが、
社会保障(社会保険)手続きについては、実務上はマイナンバーの記載は求められていませんでした。

しかしシステムの体制が整備されたことから、

平成30年3月5日からは社会保険の各種届出
平成30年5月以降は雇用保険にもマイナンバーの記載

が必須となりました。

今後はますますマイナンバー利用が普及し、
公的な手続きの簡略化やサービスの充実などが期待されます。

今回はマイナンバーの取扱いについて改めてご紹介したいと思います。

 

【1】目的外利用の禁止

現在、マイナンバー制度が適用されるのは税金・社会保障・災害対策の3つの分野に関する手続きのみです。
これ以外の目的でマイナンバーを使うことは認められていません。
マイナンバ ーを取得する場合には利用目的を伝える必要があります。
例え3つの分野での利用であった としても、当初の利用目的と異なる目的での利用は禁止されています。
これらのルールは、本人 の同意の有無とは一切関係なく、同意があっても、目的外利用は出来ません。

【2】提供の求めの制限

入社後、社会保険(健康保険と厚生年金)や雇用保険、税務上の手続きをするために、
従業員にマイナンバーを提供してもらいます。
しかしマイナンバーは、正当な理由なく提供を求めて はならないことになっています。
立場を利用して不当にマイナンバーの提供を求めることは禁止されています。
また、職務上知り得たマイナンバーを漏洩したり盗用したりすると、重い罰則が科されます。

 

【3】本人確認の措置

マイナンバーを提供してもらう際に、本人確認を徹底するよう義務づけられています。

本人確認では、

①正しい番号であること(番号確認)
②正しい持ち主であること(身元確認)

をセット で行います。

「番号確認」は通知カード又は番号付きの住民票で行い、
「身元確認」は運転免許証 又はパスポート等、顔写真付きの公的書類で行います。

ただし「個人番号カード」を所有している場合は、
マイナンバー・顔写真・住所・氏名・生年 月日のすべて記載されていますので、
「個人番号カード」だけで本人確認ができます。

【4】情報の安全管理

会社はマイナンバーが漏えい、滅失又は毀損することなく適切な管理を行うために、
安全管理措置を講じなければなりません。

具体的には

組織体制の整備などの「組織的安全管理措置」、
事務取扱担当者の監督や教育などの「人的安全措置」、
マイナンバーを取り扱う区域の管理や、機器及び電子媒体等の盗難等の防止などの「物理的安全管理措置」、
アクセス制御、外部からの不正アクセスの防止などセキュリティ対策の「技術的安全措置」

に取り組むことが求められています。

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